Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Matthis Kröger, Parkstraße 55, 51147 Köln. E-Mail und Datenschutzkontakt: support@immopilot360.de.

2. Konto und Cloud-Daten

Bei der Anmeldung verarbeitet Supabase deine E-Mail-Adresse, Anmeldedaten und Sitzung. Im angemeldeten Cloud-Arbeitsbereich werden gespeicherte Kalkulationen und deren Versionen, Finder-Daten, Planer-Daten einschließlich Mieterdaten sowie Abrechnungsentwürfe in der Supabase-Datenbank gespeichert. Das eingerichtete Projekt verwendet die Region Frankfurt. Zugriffsregeln begrenzen den Zugriff auf das jeweilige Nutzerkonto.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Sicherung des von dir genutzten Dienstes. Als Rechtsgrundlagen kommen die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Die abschließende Zuordnung, Auftragsverarbeitungsverträge und gegebenenfalls erforderliche Garantien für Drittlandübermittlungen werden vor dem öffentlichen Start dokumentiert.

3. Lokale Speicherung und Sitzung

Im lokalen Arbeitsbereich liegen Daten im Browserspeicher. Dokumentdateien können in IndexedDB liegen. Eine Übernahme dieser Arbeitsstände in die Cloud erfolgt über die Datenübertragung nach deiner Bestätigung. Technisch notwendige Sitzungscookies ermöglichen die Anmeldung. Nicht synchronisierte Eingaben können bei einem Browserwechsel fehlen. Die lokale Löschfunktion löscht keine Cloud-Daten.

4. Dokumente und Hausgeldabrechnungen

Im Cloud-Arbeitsbereich abgelegte Dokumente werden privat in Supabase Storage gespeichert. Beim Import einer WEG-Abrechnung wird der PDF-Text auf dem Anwendungsserver ausgelesen; die Originaldatei wird beim Übernehmen der Positionen privat abgelegt. Erkannte Kosten werden erst nach deiner Auswahl und Bestätigung in den Entwurf übernommen. Gescannte Seiten werden auf dem Anwendungsserver mit OCR in Text umgewandelt. PDF-Inhalte werden dafür nicht an einen externen KI-Anbieter übermittelt. Erkennungsfehler sind möglich; Beträge und Zuordnung müssen am Original geprüft werden.

Lade nur Unterlagen hoch, die du für diesen Zweck verarbeiten darfst. Die Abrechnung bleibt ein prüfpflichtiger Entwurf.

5. Hosting, Support und externe Dienste

Vercel stellt die Webanwendung bereit und verarbeitet dabei technisch notwendige Verbindungs- und Betriebsdaten. Supabase übernimmt Anmeldung, Datenbank und Dokumentenspeicher. Das Support-Postfach wird bei IONOS betrieben. Wenn du uns eine E-Mail sendest, verarbeiten wir deren Inhalt und deine Kontaktdaten zur Bearbeitung deines Anliegens.

In dieser Beta sind kostenpflichtige Paddle-Checkouts, der KI-Assistent und der Versand über das Kontaktformular nicht freigeschaltet. Bitte nutze für Support direkt die angegebene E-Mail-Adresse. Es werden keine Analyse- oder Werbetracker eingesetzt.

Offene Angaben vor dem öffentlichen Start: konkrete Protokoll- und Backupfristen, die verbindlichen Empfängerangaben sowie Auftragsverarbeitung und mögliche Drittlandübermittlungen anhand der abgeschlossenen Anbietervereinbarungen.

6. Speicherung, Export und Löschung

Gespeicherte Cloud-Arbeitsstände bleiben im Konto erhalten. Archivierte Kalkulationen und ihre gespeicherten Versionen sind weiterhin im Datenexport enthalten. Unter „Dein Konto“ kannst du gespeicherte App-Daten und Dokumente innerhalb der angezeigten Downloadgrenzen sichern. Der Export enthält keine ausschließlich lokalen Daten und keine ungespeicherten Eingaben.

Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen kannst du an support@immopilot360.de richten. Unter „Mein Konto“ kannst du die Kontolöschung nach Bestätigung anfordern. Die Anwendung entfernt die zugehörigen App-Daten und privaten Dokumente über einen Löschauftrag. Bei einem Fehler wird der Auftrag zur weiteren Bearbeitung vorgehalten; eine angeforderte Löschung ist nicht mit ihrer erfolgreichen Ausführung gleichzusetzen. Die Fristen und der überprüfte Ablauf für produktive Daten, Backups und gesetzlich erforderliche Aufbewahrung werden vor Öffnung der Registrierung festgelegt.

Sicherheitsprüfung bei Kontozugriffen

Bei aktivierter Sicherheitsprüfung verwenden die Formulare für Registrierung, Anmeldung und Passwortreset Cloudflare Turnstile. Dabei werden technische Verbindungs- und Browserinformationen an Cloudflare übermittelt, um automatisierte Anfragen zu erkennen. Supabase prüft den erzeugten Einmalnachweis. Die Anwendung speichert diesen Nachweis nicht dauerhaft. Weitere Informationen: Cloudflare-Datenschutzhinweise. Vertragsgrundlagen, Rechtsgrundlage und internationale Übermittlungen sind vor öffentlicher Aktivierung abschließend zu dokumentieren.

7. Deine Rechte

Du hast im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Verbindungsdaten und Schutz der Anwendung

Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource und technische Browserinformationen verarbeitet, soweit dies zur Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe erforderlich ist. Sicherheits- und Fehlerprotokolle sollen keine Passwörter, Sitzungsschlüssel oder vollständigen Dokumentinhalte enthalten. Zugriffsrechte werden auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Personen und Dienste beschränkt.

Better Stack prüft die Erreichbarkeit der öffentlichen Website und kann bei Ausfällen Meldungen an den Betreiber versenden. Diese Verfügbarkeitsprüfung ist keine Auswertung deiner Immobilien und kein Werbetracking.

Daten anderer Personen in deinen Unterlagen

Im Planer und in Dokumenten können Angaben zu Mietern, Miteigentümern oder Vertragspartnern enthalten sein. Übermittle nur für deinen Zweck erforderliche Daten. Schwärze nicht benötigte Kontonummern, Unterschriften und Angaben unbeteiligter Personen vor dem Upload. Die Berechtigung zur Verarbeitung ergibt sich nicht allein daraus, dass eine Datei hochgeladen werden kann.

Die aktuelle kleine Testgruppe soll mit fiktiven Immobilien, Mietern und Testbelegen arbeiten. Der Dienst ersetzt kein Archiv für rechtlich aufzubewahrende Originalunterlagen.

Rechtsgrundlagen und notwendige Angaben

Kontoverwaltung und angeforderte Funktionen dienen der Bereitstellung der vereinbarten Leistung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Die Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen und der Schutz vor Missbrauch dienen berechtigten Interessen an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungs- oder Auskunftspflicht, richtet sich die hierfür erforderliche Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Eine Einwilligung wird nur für den jeweils ausdrücklich beschriebenen Zweck verwendet und kann für die Zukunft widerrufen werden.

Ohne E-Mail-Adresse und erforderliche Anmeldedaten ist ein persönliches Cloudkonto nicht nutzbar. Weitere Objektdaten gibst du zur Verwendung der jeweiligen Funktionen ein. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung über deine Kreditwürdigkeit oder einen Immobilienkauf statt.

Speicherdauer und Empfänger

Maßgeblich für die Speicherdauer sind der Zweck der Verarbeitung, die Nutzung des Kontos, Löschanfragen sowie entgegenstehende gesetzliche Pflichten. Archivieren eines Deals ist keine Löschung: gespeicherte Versionen bleiben dem Konto zugeordnet. Sicherheitskopien und betriebliche Protokolle können einem gesonderten Löschzyklus unterliegen. Verbindliche Fristen und vertragliche Regelungen zu den eingesetzten Anbietern sind vor einer Erweiterung des Testbetriebs festzulegen.

Eine Datenbankregion in Deutschland bedeutet nicht, dass sämtliche Support- oder Betriebsverarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden. Mögliche internationale Übermittlungen und die jeweils geltenden Schutzmechanismen müssen anhand der Verträge mit Vercel, Supabase, Cloudflare, IONOS und Better Stack beurteilt werden.

So machst du deine Rechte geltend

Schreibe an den oben genannten Datenschutzkontakt und beschreibe dein Anliegen. Zur Vermeidung unberechtigter Herausgabe kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein. Es werden nur die hierfür notwendigen Informationen angefordert. Das Widerspruchsrecht betrifft insbesondere Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen; Löschung und Übertragbarkeit gelten innerhalb ihrer gesetzlichen Voraussetzungen.

Informationen und Beschwerdemöglichkeiten findest du bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Die gesetzlichen Regelungen sind in der Datenschutz-Grundverordnung nachlesbar.